RCA 21028 manual Voice Instruction, Recording the Outgoing Announcement

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VOICE INSTRUCTION

If you need additional assistance, press the REVIEW button in standby mode and follow the voice instructions.

RECORDING THE OUTGOING ANNOUNCEMENT

For best results when recording, you should be about nine inches from the microphone, and eliminate as much background noise as possible.

You may record 2 outgoing announcements in the answerer or choose the default for your current outgoing announcement.

1.Make sure the answering system is ON.

2.Press and hold the announce 1 or announce 2 button until the speaker announces “RECORD ANNOUNCEMENT AFTER TONE“.

3.Begin speaking after you hear the beep.

4.Release the button when you finish your announcement.

NOTE: If you choose not to record an outgoing announcement, a default announcement plays instead. To return to the default announcement after you have recorded your own outgoing announcement, press the announce 1 or 2 button and release it when you hear the beep.

Sample Outgoing Announcement

1) Sample Single Mailbox Outgoing Announcement

Hi, this is (use your name here), I can’t answer the phone right now, so please leave your name, number and a brief message after the tone, and I’ll get back to you. Thanks.

NOTE: The maximum recording time for the outgoing announcement is

2minutes.

2)Sample Multi-Mailbox Outgoing Announcement

Hi, this is (use your name here), We can't answer the phone right now, so please press 1 to direct your message to (name 1), press 2 to direct your message to (name 2), press 3 to direct your message to (name 3). Leave your name, number and a brief message after the tone, and we'll get back to you soon. Thanks.

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Contents 21028 Hearing AID Compatibility HAC Important InformationInterference Information Table of Contents Remote Access FCC RF Radiation Exposure Statement IntroductionYour Caller ID Call Waiting phone allows you to Handset Layout SpkrLanguage Base LayoutHandset Charge Cradle Layout Speaker DAY/CHECK Hour Minute PLAY/STOPParts Checklist Telephone Jack RequirementsInstallation Installation GuidelinesInstalling the Handset Battery Installing the PhoneSetting the Voice Prompt Language Connecting the AC Electrical PowerConnecting the Telephone Line Voice TIME/DAY Stamp and Real Time Clock Answering System SetupSpeaker Volume Voice Instruction Recording the Outgoing AnnouncementMessage Counter Reviewing and Choosing the AnnouncementAnswering System Operation Screening Calls from the Base Mailbox IndicatorLeaving a Message Messages PlaybackMemory Full Erasing MessagesProgramming the Telephone Standby Screen Telephone SetupLeaving a Memo Programmable FunctionsHandset Setup Room Monitor Extension ?Or button to scroll to the SET Language menu Or button to scroll to the Ringer Volume menu VIP Melody KEY Tone Or button to scroll to the Message Alert menu Or button to scroll to the Security Code menu VOL or button to scroll to 1YES or 2NO Is 2NO Button to scroll to Handset Setup Telephone Operation Speakerphone OperationAuto Standby Call TimerPRE-DIALING FLASH/CALL Waiting Number RedialExit MuteDo not Disturb DND Receiver Volume ControlIntercom Operation Advanced Intercom Features Memory Storing a Name and Number in Memory Storing the Last Number DialedDeleting Records Stored in Memory Reviewing Records Stored in MemoryChanging Records Stored in Memory Dialing a Number from Memory Chain Dialing from MemoryStoring CID Records in Caller ID Memory CID Error CodesReceiving CID Records Reviewing CID Records Storing CID Records in Internal MemoryNumber of digits Explanation Example Dialing a CID NumberDeleting ALL CID Records Remote AccessDeleting a CID Record Cordless HandsetScreening Calls from the Handset Answering System IndicatorAccessing the Answering System from Another Location Changing the Battery Connecting AN Optional Headset to the Handset Battery Safety PrecautionsConnecting the Belt Clip Belt Clip and Optional HeadsetDisplay Messages Unknown CallerAnswerer Remote Handset Sound Signals Troubleshooting GuidePage Handset displays Handset Needs Registration General Product Care Causes of Poor ReceptionIndex Page Service Telephone Network InformationAccessory Order Form DescriptionAtlinks Communications Canada Inc Les bonnes choses de la vie Compatibilité Avec LES Prothèses Auditives CPA Renseignements ImportantsRenseignements SUR L’INTERFÉRENCE Table DES Matières Renseignements ImportantsConservez CES Instructions Énoncé SUR L’EXPOSITION AU Rayonnement RF DE LA FCC CaractéristiquesLe téléphone à afficheur et appel en attente permet de Présentation DU Combine Speaker Présentation DE LA BasePrésentation DU Socle DE Chargement DE Combine ReviewListes DE Pieces Exigences DE LA Prise Téléphonique’INSTALLATION Lignes Directrices SUR L’INSTALLATIONInstallation DE LA Pile Dans LE Combine Installation DU TelephoneRaccordement DE LA Ligne Telephonique Sélection DE LA Langue DU Message D’ACCUEILRaccordement DE L’ALIMENTATION C.A. Electrique Annonce Vocale DATE/HEURE ET Horloge EN Temps Réel Volume DU HAUT-PARLEURProgrammation DU Répondeur Instructions Vocales Enregistrement DU Message D’ACCUEILRévision ET Sélection DU Message D’ACCUEIL Compteur DE MessageIndicateurs DES Boîtes Vocales Pour Laisser UN MessageFiltrage DES Appels À Partir DE LA Base Reproducción DE MensajesEffacer LES Messages Écoute DES MessagesProgrammation DU Téléphone Écran D’ATTENTE Paramètres DU TéléphoneLaisser UNE Note Functions ProgrammablesSURV. Piece Poste ? Paramètres DU CombinéLangue SET Language Sonneri Ringer Volume Melodie VIP Melody VIP User Memory est affiché Alerte DE Message Pour LE Répondeur Securite Security Code REG Area Code ’affiche. Le paramètre par défaut est 2NON Desenregistrement Global Fonctionnement DU Telephone Fonctionnement DU HAUT-PARLEURAttente Automatique Minuterie D’APPELPrecomposition Raccourci DE Niveau DE Sonnerie HAUT/BAS/ARRETFLASH/APPEL EN Attente Recomposition DU NumeroQuitter RechercheSourdine Commande DE Volume DU RecepteurFonctionnement DE L’INTERPHONE Appel a Trois Fonctions Avancees DE L’INTERPHONEAppel a Deux Memoire Renvoi D’APPELS Exterieurs a D’AUTRES CombinesMemorisation D’UN NOM ET D’UN Numero Mémorisation DU Dernier Numéro ComposéSuppression DE Dossiers Memorises Remplacement DE Dossiers MemorisesConsultation DES Numeros Memorises Composition D’UN Numero Memorise Composition EN Chaine a Partir DE LA MemoireReception DE Dossiers D’APPELANTS AfficheurCodes D’ERREUR D’AFFICHEUR Consultation DES Dossiers D’APPELANTS Sept chiffres Composition D’UN Numero D’APPELANTEffacement DE Tous LES Dossiers Accès À DistanceSuppression D’UN Dossier D’APPELANT Combiné Sans FILFiltrer LES Appels À Partir DU Combiné Accès AU Répondeur À Partir D’UN Autre EndroitRemplacement DE LA Pile Mémoire PleineRaccordement DE LA PINCE-CEINTURE PINCE-CEINTURE ET Casque EN OptionPrécautions À Prendre Raccordement D’UN Casque Optionnel AU CasqueMessages D’AFFICHEUR Incomplete DataSearching Signaux Sonores DU Combine Guide DE DepannagePage Le combiné affiche Besoins Combin Enregistrement Soins ET Entretien Causes DE Mauvaise RéceptionIndex Page Facteur D’ÉQUIVALENCE DE Sonnerie Service APRÈS-VENTEInformation SUR LE Réseau Téléphonique BON DE Commande D’ACCESSOIRES Modèle