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About these Operating Instructions . . . . . . . . . . . . . .2

Important Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2

Basic Usage Instructions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9

The optiPoint 420 economy/economy plus/standard control panel. . . . . 9
Display. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
... directly . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
... via the Service Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
... using a function key. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Self Labelling Key Function . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Basic and enhanced functions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Additional multiline and group functions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Additional executive/secretary functions (not used in US). . . . . . . . 12
Optional main menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
How to make best use of your telephone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Safety Precautions for IP Telephony . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

Making Calls – Basic Functions . . . . . . . . . . . . . . . .14

Answering calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Answering a call with the handset. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Answering a call via the speaker key (speakerphone) . . . . . . . . . . . 14
Switching to the handset. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Open listening . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Making Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Dialing with the handset off-hook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Dialing with the handset on-hook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Ending the call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Saved number redial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Making a second call (consultation). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Alternating between two calls (toggling) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Transferring a call. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Using call forwarding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Station fixed forwarding. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Station variable forwarding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Using the callback function . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
Storing a callback request . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
Answering a callback request . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
Rejecting a callback request . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
Checking/cancelling saved callback requests . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
Save on redial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Store/process on destination dial number . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Storing a caller’s number or a number that has been dialed . . . . . . 31