Siemens optiPoint 400 operating instructions Making Calls Convenience Functions

Contents

Telephone Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 Adjusting the Ring Volume . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 Adjusting the Ring Tone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 Adjusting the Attention Ring Volume. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 Adjusting the Speakerphone to the Room Acoustics . . . . . . . . . . . 26 Adjusting the Receiving Volume During a Call. . . . . . . . . . . . . . . . . 26 Adjusting the Display to a Comfortable Reading Angle . . . . . . . . . . 26 Selecting the Language of Screen Prompts . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

Making Calls – Convenience Functions . . . . . . . . .27

Answering Calls. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 Accepting a Specific Call for Your Colleague . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 Rejecting Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 Using the Speakerphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 Answering a Call With a Headset . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Answering Calls from the

Entrance Telephone and Opening the Door . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Accepting a Call From an Answering Machine . . . . . . . . . . . . . . . . 31 Dialing/Making Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 En-Bloc Sending / Correcting Numbers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 Using a Caller List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 Speed-dial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 Dialing a Number From the Internal Directory . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 Dialing from the Telephone Database (LDAP) . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 Using Mailboxes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 Talking to Your Colleague With a Speaker Call . . . . . . . . . . . . . . . . 41 Automatic Connection Setup (Hotline). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 Reserve Trunk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 Assigning a Station Number (Not for U.S.) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 Associated Dialing/Dialing Aid . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 During a Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 Using Call Waiting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 Accepting a Waiting Call (Camp-On) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 Preventing and Allowing Call Waiting (Automatic Camp-On). . . . . . 45 Turning the Call Waiting Tone On and Off . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 Parking a Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 Placing External Calls on Hold . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 Conducting a Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 Ending a Conference (Initiator Only) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49 Activating Tone Dialing (DTMF Suffix Dialing) . . . . . . . . . . . . . . . . . 50

...After a Speaker Call (Announcement) in a Group . . . . . . . . . . . . . 50 Trunk Flash . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51 If You Cannot Reach a Destination ... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 Call Waiting (Camp-On) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 Busy Override - Joining a Call in Progress . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52

Using Night Answer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53

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