Polycom 1725-16824-001 manual Using the Advanced Features of Your Phone

Contents

Ending Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-17 Redialing Numbers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-17 Placing Calls on Hold . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-18 Hosting Conference Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-20 Setting Up Conference Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-21 Holding and Resuming Conference Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-23 Ending Conference Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-24 Splitting Conference Calls into Two Calls on Hold . . . . . . . . . . . . . 3-24 Managing Conference Call Participants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-24 Handling Video During Conference Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-27 Transferring Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-27 Forwarding Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-30 Forwarding Calls Statically . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-31 Forwarding Calls Dynamically . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-35 Enabling Do Not Disturb . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-35 Multiple Lines and Do Not Disturb . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-36 Managing Speed Dial Keys . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-40 Adding Speed Dial Keys . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-42 Updating Speed Dial Keys . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-42 Accessing Voice and Video Mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-44

4 Using the Advanced Features of Your Phone . . . . . . . . . . . . 4-1

Using Instant Messaging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-1

Reading and Managing Instant Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-2

Sending Instant Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-3

Using Buddy Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-6

Updating Your Presence Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-6

Managing Buddies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-8

Monitoring Buddies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-13

Integrating With Microsoft Live Communications Server 2005 . . . 4-14

Using the Busy Lamp Field . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-16

Recording Calls and Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-17

Recording Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-20

Recording Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-21

Pausing and Resuming Recording . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-22

Playing Back Recorded Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-23

Browsing Recorded Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-25

Playing Back Recorded Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-26

Answering a Call While Playing Back Recorded Calls . . . . . . . . . . . 4-28

Using the Browser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-30

Restarting Your Phone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-33

vii