4Contents
Using the call processing area . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 The Edit Employee Information dialog box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 Using the Directory options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 Sorting information in the Directory list . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
Chapter 4
Handling calls. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
Answering calls as an attendant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 Using the Target list box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 Using the Contacts boxes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 Using the Directory tabs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49 Using the Directory Find box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 Using the Department list box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51 Transferring a call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 Parking, holding and screening calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54 Parking calls and paging employees . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54 Placing and retrieving calls on hold . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57 Screening calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58 Contacting employees using Voice Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59 Linking and Joining calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60 Joining a call on hold . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60 Creating a conference call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 Handling a callback call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62 Responding to a callback that an extension did not answer . . . . . . . . . . . . . . . . . 62 Responding to a Callback that an employee returns . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62 Making a call from your extension . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64 Handling calls at an employee’s telephone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
Chapter 5
Maintaining caller and employee information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
Maintaining caller information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 Creating a new caller record . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 Finding and editing caller information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70 Maintaining employee information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 Using the Directory list . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 Finding an employee record . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72 Resetting the Full tab view . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73 Editing employee information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74 Using the Make Caller button . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75 Adding notes to employee records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
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