Contents

1 Printer basics

Printer configurations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Printer features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Printer software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Operating systems and printer components . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Printer drivers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Software for Macintosh computers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Installing the printing system software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 Installing Windows printing system software for direct connections. . . . . . . . . . . . 16 Installing Windows printing system software for networks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Installing Macintosh printing system software for networks . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Installing Macintosh printing system software for direct connections. . . . . . . . . . . 19 Installing the software after the parallel or USB cable has been connected . . . . . 20 Uninstalling the software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 Control panel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 Control panel layout . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 Using the printer Help system . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 Printing control panel menus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 Changing control panel settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 Interface ports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

2 Printing tasks

Purchasing paper and other media . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 Media input options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Tray 1 media sizes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Tray 2 (250-sheet tray) paper sizes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 Tray 3 (500-sheet tray) paper sizes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 Loading trays . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 Loading tray 1 (multipurpose tray) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 Loading tray 2 (250-sheet tray) or optional 250-sheet tray in tray 3 position . . . . . 32 Loading tray 3 (500-sheet tray) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 Media output options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 Printing on special media. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 Printing on envelopes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 Printing on labels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 Printing on transparencies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 Printing on custom-sized media or cardstock. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 Printing on letterhead, prepunched, or preprinted paper (single-sided) . . . . . . . . 42 Printing on both sides (duplexing) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 Canceling a print job . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 Using the printer driver. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 Changing the settings for a print job. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 Changing default settings. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 Using printer-driver features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49 Printing watermarks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49 Printing multiple pages on one sheet of paper . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 Setting a custom paper size . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 Using EconoMode (draft) printing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51 Choosing print-quality settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51 Using reduce/enlarge options. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52

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