Contents 5
Chapter 5
Maintaining caller and employee information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
Maintaining caller information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59. Creating a new caller record . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59 Finding and editing caller information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 Maintaining employee information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62. Using the Directory list . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 Finding an employee record . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 Editing employee information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65. Creating a new name for an extension . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65 Adding notes to employee records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
Chapter 6
Generating reports. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
Report types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .69. Calls by Customers report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69 Calls to Employees report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69. Extension Directory report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70 Using the Reports window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70 Database box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70 Information list box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70 Period list box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 Employees and Customers options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 Creating and viewing reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72. Loading the database . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73 Selecting a report type . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73 Setting the report period . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73 Selecting employees and customers for the report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75 Create Report button . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75 Viewing the report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76 Printing a report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
Glossary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79 Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
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