Siemens HiPath Xpressions Unified Messaging user manual Contents

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1 Unified Messaging with HiPath Xpressions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-1 1.1 Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-1 1.2 Differences Between E-Mail, Voice Mail and Fax Mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-2 1.3 HiPath Xpressions Unified Messaging User Manual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-2 1.4 Preparations on Your Telephone/PABX . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-3 1.5 User-specific data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-3

1.5.1 Telephone system data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-3 1.5.2 Data for telephone access via PhoneMail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-3 1.5.3 Data for telephone access via VMS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-4 1.5.4 Data for PC access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-4

2 Mailbox Processing on the PC and the E-Mail Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-1 2.1 HiPath Xpressions Client . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-2 2.2 Netscape Messenger . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-2 2.2.1 System Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-2 2.2.2 Setting up an Account in Netscape . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-3 2.2.3 Receiving Messages with Netscape . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-5 2.2.4 Sending Messages with Netscape . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-6 2.2.4.1 Routing Messages to HiPath Xpressions Distribution lists . . . . . . . . . . . . . . . 2-6 2.2.4.2 Fax Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-6 2.2.4.3 Routing Short Messages to a Mobile Telephone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-7 2.2.5 Importing the HiPath Xpressions Address Book into Netscape . . . . . . . . . . . . . . 2-7 2.3 Microsoft Outlook Express . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-8 2.3.1 System Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-8 2.3.2 Setting up an Account in Microsoft Outlook Express . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-8 2.3.3 Receiving Messages with Microsoft Outlook Express. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-13 2.3.4 Sending Messages with Microsoft Outlook Express . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-14 2.3.4.1 Routing Messages to HiPath Xpressions distribution lists . . . . . . . . . . . . . . 2-14 2.3.4.2 Fax Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-14 2.3.4.3 Routing Short Messages to a Mobile Telephone (SMS). . . . . . . . . . . . . . . . 2-14 2.3.5 Importing a HiPath Xpressions Address Book into Outlook Express . . . . . . . . . 2-14 2.4 Microsoft Outlook in Internet Mail Operation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-17 2.4.1 System Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-17 2.4.2 Setting up an Account in MS Outlook (Internet Operation) . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-17 2.4.3 Receiving Messages with MS Outlook (Internet Operation) . . . . . . . . . . . . . . . . 2-18 2.4.4 Sending Messages with MS Outlook (Internet Operation) . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-18 2.4.4.1 Routing Messages to HiPath Xpressions distribution lists . . . . . . . . . . . . . . 2-18 2.4.4.2 Fax Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-182.4.4.3 Routing Short Messages to a Mobile Telephone (SMS). . . . . . . . . . . . . . . . 2-18

2.4.5 Importing the HiPath Xpressions Address Book into MS Outlook

(Internet Operation). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-19

A31003-S2330-B690-2-7619, January 2003	0-3
HiPath Xpressions V3.0, Operating Manual