Polycom 8 manual Reservation Calendar

Table of Contents

Managing a Q&A Session . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-102 Enabling Q&A Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-102 Controlling Q&A Queues with the Q&A list buttons . . . . . . 5-102 Viewing the Q&A List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-103 Managing a Voting/Polling Session . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-106 Sending the Voting Results Via E-mail . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-110 Mute “Meet Me” Parties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-111

Participant/Chairperson Operations via DTMF Codes . . . . . . . . . . . . . 5-112 Request DTMF Help Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-116 Dialing out to Invite Participants to Join the Conference . . . . . . . 5-117 Changing the Conference Password . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-118 Chairperson Initiated Blast Dial-out . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-119 Securing the Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-120 Roll Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-121

Reservation Calendar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-1

Viewing the Reservation Properties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-3 Adding Participants to the Conference Reservation . . . . . . . . . . 6-5 Changing Conference Parameters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-5 E-mail Update after a Reservation Change . . . . . . . . . . . . . . . . 6-5 Viewing the Properties of a Protected Reservation . . . . . . . . . . . . . . 6-9 Viewing a Specific Conference Reservation . . . . . . . . . . . . . . 6-10 Additional Calendar Views . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-11 Customizing Background View Colors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-12 Week Start Day . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-12

Conference Types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-1

Conference Scheduling Methods . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-2

Scheduled Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-2

On Going Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-2

Reservations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-2

On-demand Conferences (Reservation-less Conferencing) . . . . . . . 7-3

Ad Hoc Conferencing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-3

Meeting Rooms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-4

Conference Types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-5

Entry Queue . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-6

Participant Roles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-7

iv