Xerox 701P47169 manual Workflow Builder

Table of Contents

Using the FreeFlow Administration Tool . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-13

Legacy Document Library . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-14

Document conversion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-14

Managing backup and restore functions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-14

Logging in to the FreeFlow Process Manager applications . . . . . . . . 1-15

Authorization error message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-16

To log in to the FreeFlow Process Manager applications . . . . . . . 1-17

Group membership and authorization. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-17

Managing production printers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-18

Xerox FreeFlow Common Printer Administrators group . . . . . . . . 1-18

To register and add a production printer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-19

Setting up Preps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-20

To configure the Preps default workflow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-21

To create and save Preps Job files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-22

To select a device type for PREPS versions prior to 5.2.2 . . . . . . 1-24

Missing hardware key error. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-24

Using PREPS with Adobe Acrobat 8.0. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-25

Workflow Builder 2-1

About Workflow Builder. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-1

Logging in to Workflow Builder. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-2

To log in to Workflow Builder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-2

Workflow Builder main window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-3

Workflow list . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-4

Workflow list columns . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-5

Workspace . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-6

Workflow Builder menus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-9

The File menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-9

The Edit menu. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-10

The View menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-11

The Options menu. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-11

The Insert menu and workflow process icons . . . . . . . . . . . . . . . . 2-13

Customizing a workflow process name. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-18

The Help menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-19

Workflow Builder toolbars . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-20

Workflows toolbar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-20

Workspace toolbar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-21

Building workflows. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-22

Rules for building workflows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-22

Building a new workflow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-23

Duplicating and modifying an existing workflow . . . . . . . . . . . . . . 2-24

iv Xerox FreeFlow Process Manager Operator and Administrator Guide